Una bona gestió i comunicació són fonamentals per a garantir el funcionament eficaç d'una associació. La gestió adequada permet organitzar els recursos, distribuir les responsabilitats i establir processos clars que faciliten l'eficiència operativa. A més, una comunicació fluida, tant interna com externa, assegura que els membres de l'associació estiguen alineats amb els objectius i valors comuns, fomentant la col·laboració i la participació activa.

La comunicació externa, per la seua banda, és crucial per a donar visibilitat a l'associació, connectar amb la comunitat i els col·laboradors potencials, i garantir que les activitats i missatges arriben de manera efectiva al públic objectiu. En conjunt, una gestió i comunicació ben estructurades milloren l'impacte de l'associació en la societat, augmentant la seua capacitat d'influència i aconseguint un major èxit en les seues iniciatives.

Planificació i Estructura Interna

Definir l'organització interna de l'associació: Rols i responsabilitats

Per a una gestió eficient, és fonamental establir una organització interna clara, amb rols i responsabilitats ben definides per a tots els membres. A continuació, es descriuen els principals rols dins d'una associació:

Personal directiu

Els membres de la junta directiva són els encarregats de la presa de decisions estratègiques i la supervisió general de l'associació. Els principals rols inclouen:

• President/a: Representa l'associació legalment i en públic. Coordina les activitats generals i supervisa el treball de la resta de l'equip directiu.

• Secretari/a: Gestiona la documentació oficial, com ara les actes de les reunions, els documents legals i les comunicacions oficials.

• Tresorer/a: Responsable de la gestió econòmica, incloent-hi pressupostos, informes financers i la gestió de subvencions o altres fonts de finançament.

Personal tècnic

• Són professionals contractats o voluntaris especialitzats que s'encarreguen de tasques específiques dins de l'associació, com ara:

• Coordinador/a de projectes: Supervisa l'execució dels projectes, assegurant-se que es compleixen els objectius i es gestionen els recursos adequadament.

• Comunicació i màrqueting: Gestiona la presència pública de l'associació, les xarxes socials, les relacions amb els mitjans i les campanyes de promoció.

• Gestor/a de voluntaris: Coordina els voluntaris, assignant-los tasques, proporcionant formació i garantint una bona experiència.

Voluntaris

Els voluntaris juguen un paper essencial en l'associació, aportant temps i habilitats sense rebre cap remuneració. Les seues responsabilitats es defineixen segons les necessitats del projecte i poden incloure tasques com la col·laboració en esdeveniments, suport administratiu, difusió d'informació, etc.

Eines per a la gestió interna

Una gestió interna eficaç requereix eines que faciliten la coordinació i la comunicació entre els membres. Algunes opcions inclouen:

Reunions

Les reunions periòdiques, tant presencials com virtuals, són clau per a mantenir una comunicació constant i transparent. És important establir una agenda clara i un ordre del dia per a cadascuna, assegurant-se que tothom tinga accés a les conclusions i decisions preses.

Calendaris compartits

Els calendaris digitals, com Google Calendar, permeten als membres estar al corrent dels esdeveniments, reunions i terminis. També faciliten la coordinació de les activitats i eviten solapaments de tasques.

Eines digitals per a la gestió de projectes

Plataformes com Trello, Asana o Slack ajuden a coordinar les tasques i projectes de manera col·laborativa, oferint una visió clara de qui està treballant en què i el progrés de cada activitat. Això facilita una organització més eficaç i una comunicació contínua.

Administració i Comptabilitat Associativa

Conceptes bàsics sobre la gestió econòmica d'una associació

Una gestió econòmica adequada és essencial per a garantir la sostenibilitat d'una associació. A continuació es descriuen els elements clau d'aquesta gestió:

Pressupostos

El pressupost és una eina fonamental per a planificar i controlar els ingressos i despeses de l'associació. Inclou la previsió de totes les fonts de finançament, com les quotes de socis, subvencions, donacions, ingressos d'activitats o esdeveniments, així com totes les despeses, com ara salaris, materials, lloguers, comunicació, etc. Un bon pressupost ha de ser realista, detallat i s'ha de revisar periòdicament per a assegurar que es complisca.

Passos per a fer un pressupost:

• Identificar totes les fonts d'ingressos i assignar una quantitat esperada a cadascuna.

• Preveure totes les despeses, tant fixes (lloguer, subministraments) com variables (esdeveniments, materials).

• Revisar regularment el pressupost i ajustar-lo segons les necessitats o canvis en els ingressos/despeses.

Gestió de subvencions

Les subvencions són una de les principals fonts de finançament per a moltes associacions. Cal conéixer les convocatòries de subvencions públiques o privades que puguen encaixar amb els projectes de l'associació. A l'hora de sol·licitar una subvenció:

• Preparar un projecte detallat que descriga els objectius, activitats, calendari, pressupost i impacte esperat.

• Complir amb els terminis de presentació i els requisits administratius de cada convocatòria.

• Una vegada rebuda la subvenció, és important fer un seguiment dels fons i complir amb les obligacions de justificació davant l'entitat subvencionadora.

Finançament

A més de les subvencions, altres fonts de finançament per a una associació poden ser:

• Quotes de socis: Ingressos regulars que provenen dels membres de l'associació.

• Donacions: Aportacions voluntàries de particulars o empreses.

• Activitats o esdeveniments: Organització d'actes amb ingressos per entrades, venda de productes, rifes, etc.

• Finançament privat o patrocinis: Col·laboracions amb empreses privades a canvi de visibilitat o contraprestacions.

Obligacions legals i comptables per a associacions

Les associacions tenen una sèrie d'obligacions legals i comptables que cal complir per a garantir la seua transparència i bon funcionament.

Registre de l'associació

Per a operar legalment, una associació ha d'estar inscrita en el registre corresponent, normalment el Registre d'Associacions de la comunitat autònoma o a nivell nacional, segons el seu àmbit d'actuació. Aquest tràmit sol requerir la presentació dels estatuts, l'acta de constitució i la identificació dels membres de la junta directiva.

Obligacions comptables

• Llibre de comptabilitat: L'associació ha de portar un registre ordenat de tots els moviments econòmics. Aquest llibre recull els ingressos i despeses, així com el balanç de situació i el compte de resultats.

• Llibre d'actes: On es registren totes les reunions de la junta directiva i de l'assemblea de socis, incloent-hi les decisions preses.

• Memòria econòmica anual: Algunes associacions estan obligades a presentar una memòria econòmica anual que detalle els ingressos, despeses i altres aspectes financers, especialment si han rebut subvencions públiques.

.Obligacions fiscals

• Impost de societats: Encara que moltes associacions estan exemptes del pagament d'aquest impost, han de presentar igualment una declaració anual davant Hisenda.

• IVA: Si l'associació realitza activitats econòmiques subjectes a l'IVA (com la venda de productes o serveis), haurà de complir amb les obligacions d'aquest impost.

• Retencions i Seguretat Social: Si l'associació contracta personal o té col·laboradors remunerats, ha de complir amb les obligacions de cotització a la Seguretat Social i retencions d'IRPF.

Responsabilitat legal de la junta directiva

Els membres de la junta directiva són responsables del compliment de les obligacions legals i financeres de l'associació. Això inclou assegurar-se que la gestió econòmica siga transparent i adequada, així com complir amb les normatives fiscals i laborals.

Amb aquesta base, l'associació pot funcionar de manera responsable i complir amb totes les obligacions legals, assegurant la confiança dels seus membres i possibles col·laboradors.

Organització d'Activitats i Esdeveniments

Els esdeveniments són una eina poderosa per a donar visibilitat a la missió de l'associació, atraure nous membres i finançament, i fomentar la participació activa de la comunitat. Perquè un esdeveniment siga exitós, cal planificar-lo adequadament i tenir en compte diversos aspectes clau:

Definir els objectius de l'esdeveniment

El primer pas és establir els objectius clars de l'esdeveniment. Això pot incloure:

• Donar a conéixer la missió i els projectes de l'associació.

• Recaptar fons per a finançar activitats futures.

• Captar nous socis o voluntaris.

• Crear una xarxa de contactes amb altres entitats o la comunitat local. Definir l'objectiu ajudarà a determinar el tipus d'esdeveniment que s'organitzarà (conferència, taller, jornada de portes obertes, esdeveniment benèfic, etc.).

Establir un pressupost

Un pressupost ben elaborat ajudarà a evitar sorpreses econòmiques. S'ha de tenir en compte:

• Costos de lloguer de l'espai.

• Materials, equips tècnics o decoració.

• Publicitat i difusió.

• Personal (si cal contractar-lo).

• Serveis addicionals (càtering, assegurances, etc.). També cal tenir en compte possibles fonts de finançament, com patrocinis, quotes d'inscripció o donacions.

Organitzar el calendari i l'espai

Triar la data i l'hora adequades és fonamental per garantir una bona assistència. Evitar coincidir amb altres esdeveniments importants i assegurar-se que la data escollida permet una preparació adequada. L'espai triat ha de ser accessible, amb la capacitat adequada i ben equipat per a cobrir les necessitats tècniques de l'esdeveniment (so, projecció, accessibilitat, etc.).

Difusió i promoció

La comunicació és clau per a garantir l'èxit de l'esdeveniment. Utilitza tots els canals disponibles per a arribar al públic objectiu:

• Xarxes socials: Crea esdeveniments en Facebook, utilitza Instagram per a publicar contingut atractiu, o Twitter per a crear converses abans i després de l'acte.

• Comunicació directa amb els socis: Envia correus electrònics personalitzats i recordatoris per a garantir la participació dels membres de l'associació.

• Mitjans de comunicació: Contacta amb mitjans locals per a difondre la informació de l'esdeveniment.

Coordinació el dia de l'esdeveniment

El dia de l'esdeveniment és crucial mantenir una bona coordinació. Assigna responsabilitats a membres de l'equip perquè es facen càrrec de les diferents àrees (acollida, logística, atenció tècnica, etc.). És important que hi haja un responsable general que supervise el bon funcionament de l'esdeveniment i puga solucionar imprevistos.

Avaluació post-esdeveniment

Després de l'esdeveniment, cal fer una avaluació de com ha anat. Recopilar opinions dels participants (amb enquestes, per exemple), analitzar els resultats en termes de participació i aconseguiment d'objectius, i discutir amb l'equip què ha funcionat i què es pot millorar de cara al futur.

Com gestionar la participació de socis i públic extern

Perquè un esdeveniment tinga èxit, és fonamental gestionar adequadament la participació, tant dels socis com del públic extern.

Motivar la participació dels socis

Els socis són una peça clau per a garantir la bona marxa de l'associació. Per fomentar la seua participació:

• Implicació des del principi: Fes que participen en la planificació de l'esdeveniment, involucrant-los en la presa de decisions o assignant-los rols específics.

• Reconéixer el seu esforç: Assegura't que el seu treball siga reconegut, bé de manera pública durant l'esdeveniment o amb alguna forma d'agraïment posterior.

• Crear un ambient col·laboratiu: La creació d'un bon ambient de treball, on es promoga la col·laboració i el treball en equip, és fonamental per garantir que els socis se senten valorats i motivats.

Atraure el públic extern

Per a garantir la presència de públic extern, és important seguir diverses estratègies:

• Comunicar clarament el valor de l'esdeveniment: Assegura't que els missatges de promoció expliquen clarament per què és interessant assistir-hi i què s'aconseguirà en termes de coneixement, experiència o entreteniment.

• Fer-ho accessible: Oferir una bona ubicació, possibilitats d'inscripció en línia i horaris flexibles facilitarà la participació de persones que no són membres.

• Ofertes i incentius: Si és pertinent, oferir descomptes, entrades gratuïtes per a certs grups, o altres incentius pot ajudar a captar públic extern.

Crear espais d'interacció

Durant l'esdeveniment, és important crear espais on socis i públic extern puguen interactuar. Això pot incloure:

• Taules de debat o tallers participatius: On els assistents tinguen l'oportunitat de compartir les seues idees i opinions.

• Zones d'intercanvi informal: Com ara pauses per al café o espais on els assistents puguen parlar i connectar amb altres participants.

Amb una bona planificació i gestió, els esdeveniments poden ser una excel·lent oportunitat per a promoure la missió de l'associació i crear vincles més forts amb els socis i la comunitat.

Gestió de Conflictes i Processos de presa de Decisió

Els conflictes dins d'una associació són inevitables, especialment en entorns col·laboratius on les opinions i perspectives poden variar. La clau està en gestionar-los de manera eficient i constructiva per a mantenir la cohesió i l'eficàcia de l'organització. A continuació, es presenten estratègies per a la resolució de conflictes dins d'una associació:

Promoció de la comunicació oberta i transparent

Fomentar un ambient on els membres se senten còmodes expressant les seues opinions i preocupacions és essencial per a evitar que els problemes escalen. Reunions periòdiques, en les quals es discutisquen tant els èxits com els desafiaments, ajuden a detectar i resoldre els conflictes abans que es facen més greus.

Escolta activa

Quan sorgix un conflicte, és important que totes les parts implicades es senten escoltades. La tècnica de l’escolta activa implica prestar atenció, sense interrompre, i intentar comprendre realment el punt de vista de l’altra persona, abans de donar una resposta. Això genera confiança i fomenta un diàleg constructiu.

Mediació interna

Si el conflicte persisteix, es pot recórrer a la mediació. Un membre imparcial de l’associació o una persona externa pot fer de mediador entre les parts en conflicte. El mediador ajuda a clarificar els problemes, identificar punts en comú i facilitar un acord satisfactori per a tots. És important que la mediació siga vista com un procés constructiu i no com una imposició.

Establir regles clares de conducta

Des del principi, és útil tenir un codi de conducta o unes normes de convivència acceptades per tots els membres de l'associació. Aquestes normes poden definir com es gestionen els desacords, els límits del comportament respectuós i el procés per a la resolució de problemes. Això ofereix una base clara per a actuar quan sorgixen conflictes.

Fomentar la col·laboració en lloc de la competència

Crear un ambient on la col·laboració siga prioritària ajuda a reduir els conflictes competitius entre membres. L’associació pot organitzar activitats de treball en equip, on es destaquen els beneficis de treballar junts per a aconseguir objectius comuns, en lloc de veure els desacords com batalles a guanyar.

Prendre distància emocional

En moments de tensió, és important que les parts en conflicte prenguen un temps per a calmar-se i reflexionar abans de continuar amb el diàleg. Això permet reduir l’emocionalitat i reprendre la conversa des d’una posició més racional i equilibrada.

Mètodes per a prendre decisions de manera democràtica i participativa

La presa de decisions democràtica i participativa és fonamental en les associacions, ja que permet involucrar tots els membres en els processos importants i garantir que les decisions reflectisquen el consens general. Alguns dels mètodes més efectius per a fomentar aquesta participació inclouen:

Assemblees generals
Les assemblees són espais democràtics on tots els membres poden participar en la presa de decisions. S'han de celebrar amb certa regularitat per a garantir que tots tinguen l'oportunitat de donar la seua opinió. Perquè siguen efectives, és important:

• Establir una agenda clara amb els temes a discutir.

• Facilitar el debat obert i respectuós.

• Assegurar-se que tots els membres siguen informats prèviament sobre les qüestions a votar, donant-los temps per a preparar les seues intervencions.

Votacions democràtiques
En les decisions clau, es poden utilitzar votacions per a garantir que la majoria dels membres està d'acord amb les mesures proposades. Això pot incloure des de decisions estratègiques fins a l’elecció de càrrecs dins de l’associació. Les votacions poden ser a mà alçada o secretes, depenent del tipus de decisió, i és important assegurar-se que tothom té l'oportunitat de votar.

Sistema de consens
En lloc de decidir per majoria, el sistema de consens busca que tots els membres arriben a un acord que siga acceptat per tothom. Això implica més debat i negociació, però pot resultar en decisions més sòlides i que compten amb un suport més ampli. Si no s'arriba a un consens total, es pot optar per una fórmula de consens ampli, on la majoria accepta una decisió, encara que alguns membres expressen les seues reserves.

Comissions o grups de treball
Per a decisions complexes o específiques, es poden formar comissions o grups de treball formats per membres interessats en un tema concret. Aquests grups poden estudiar un problema, proposar solucions i després presentar les seues conclusions a l'assemblea o a la junta directiva. Això facilita que les decisions es prenguen amb més informació i participació activa.

Participació digital
En l’era digital, moltes associacions opten per utilitzar eines digitals per a fomentar la participació. Plataformes com Slack, Asana o correus electrònics permeten als membres votar en línia, comentar propostes o fer suggeriments fora de les reunions presencials. Això fa que la presa de decisions siga més accessible per a membres que no poden assistir físicament a les reunions.

.Torns de paraula equitatius
Durant les reunions o assemblees, és fonamental donar a tots els membres l'oportunitat de parlar i expressar les seues idees. Per a garantir un debat just, es poden establir torns de paraula, controlats per un moderador, que assegure que totes les opinions són escoltades de manera equilibrada i que no es monopolitzen les discussions.

Feedback continu
Després d'una decisió, és important rebre feedback dels membres per a valorar si se senten satisfets amb el procés i els resultats. Això ajuda a millorar els mètodes de presa de decisions futurs i a mantenir un ambient participatiu i transparent dins de l'associació.

Amb aquests mètodes, les associacions poden assegurar-se que les decisions es prenen de manera justa i que tots els membres tenen l'oportunitat de participar activament en la vida de de l'organització.

La gestió de projectes europeus és una competència fonamental per a qualsevol entitat o associació que vulga accedir a finançament de la Unió Europea per dur a terme projectes d’impacte social, cultural, ambiental o tecnològic. Aquesta formació proporciona una visió general de les metodologies i els coneixements necessaris per a gestionar projectes europeus de manera eficaç, des de la fase de concepció fins a la finalització.

Cicle de vida del projecte europeu

La comprensió del cicle de vida d'un projecte finançat per la Unió Europea és fonamental per a garantir el seu èxit. Aquest cicle es divideix en diverses fases:

• Identificació i planificació del projecte: Detectar les necessitats, definir els objectius i seleccionar el programa de finançament europeu adequat.

• Redacció de la proposta: Elaborar una proposta clara i ben estructurada que siga competitiva. Inclou la descripció dels objectius, activitats, socis, resultats esperats, i pressupost detallat.

• Implementació del projecte: Després de l’aprovació, el projecte entra en la fase de desenvolupament de les activitats planificades, assegurant-se que es compleixen els terminis i es gestionen adequadament els recursos.

• Seguiment i avaluació: Controlar l’execució del projecte per assegurar que s’està alineant amb els objectius inicials. Això inclou l'elaboració d’informes periòdics i la realització d’avaluacions intermèdies i finals.

• Tancament del projecte: Inclou l’informe final, la justificació de despeses i la difusió dels resultats obtinguts.

Identificació i redacció de propostes de projectes

Identificació

Per a accedir a finançament europeu, és fonamental que les associacions i entitats sàpiguen identificar les convocatòries adequades que s'alineen amb els seus objectius i àrees de treball. La Unió Europea ofereix una àmplia gamma de programes de finançament, cadascun dels quals està dissenyat per a donar suport a projectes en sectors específics, com ara la investigació, l'educació, la inclusió social, el medi ambient i molts altres. A continuació es descriuen tres dels programes més comuns, els seus objectius i les convocatòries que ofereixen.

1. Horizon Europe: Projectes d'investigació i innovació

Horizon Europe és el programa principal de la UE per a finançar la investigació i la innovació, amb l’objectiu d’abordar els grans desafiaments globals i impulsar el creixement econòmic a través del coneixement científic i tecnològic. Aquest programa finança projectes que poden anar des de la recerca bàsica fins a aplicacions tecnològiques innovadores.

• Objectius principals:

  • Donar suport a la investigació científica i la innovació tecnològica per fer front a reptes globals com el canvi climàtic, l’energia sostenible i la salut pública.

  • Fomentar la col·laboració entre investigadors, empreses i institucions públiques i privades a nivell europeu i internacional.

  • Potenciar l’excel·lència científica a Europa i millorar la competitivitat industrial.

• Qui pot participar?
  Horizon Europe està obert a una àmplia gamma de participants, incloent universitats, centres de recerca, empreses privades, pimes, organitzacions no governamentals i altres actors del sector públic o privat. És especialment adequat per a entitats que volen desenvolupar noves tecnologies o investigacions que tindran un impacte significatiu en la societat.

• Convocatòries habituals:

  • Convocatòries per a projectes col·laboratius: Són les més comunes dins Horizon Europe. Requereixen la formació de consorcis transnacionals que incloguen diversos socis d'almenys tres països europeus.

  • Projectes individuals: Convocatòries específiques com les beques del Consell Europeu de Recerca (ERC) estan dissenyades per a investigadors individuals que treballen en projectes innovadors de frontera.

2. Erasmus+: Projectes educatius, formatius i de mobilitat

Erasmus+ és el programa de la UE dedicat a l’educació, la formació, la joventut i l’esport. Aquest programa és ben conegut per promoure la mobilitat internacional dels estudiants, però també finança nombrosos projectes col·laboratius entre institucions educatives i entitats de formació, així com projectes dirigits a joves i organitzacions que treballen en la integració i l'educació inclusiva.

• Objectius principals:

  • Millorar les competències i la mobilitat dels joves, professionals i estudiants per mitjà d’intercanvis educatius i formatius.

  • Promoure la col·laboració i l’intercanvi de bones pràctiques entre centres educatius, empreses i altres entitats.

  • Fomentar la inclusió social i la igualtat d'oportunitats a través de projectes que tracten qüestions com la diversitat cultural, la integració de refugiats o persones amb discapacitats, i la inclusió de grups vulnerables.

• Qui pot participar?
  Erasmus+ està obert a institucions d’educació superior, escoles, centres de formació professional, organitzacions de joventut, empreses i altres entitats que treballen en l’àmbit educatiu i social.

• Convocatòries habituals:

  • Mobilitat per a l'aprenentatge: Inclou intercanvis d'estudiants i professors, així com projectes de pràctiques professionals en altres països de la UE.

  • Associacions estratègiques: Finançament per a projectes que permeten la cooperació entre organitzacions educatives i empreses per desenvolupar nous mètodes d'aprenentatge i formació.

  • Aliances per a la innovació: Projectes que busquen millorar les connexions entre el món acadèmic i empresarial, fomentant la innovació i l’emprenedoria.

3. Fons Social Europeu (FSE): Ocupació i inclusió social

El Fons Social Europeu (FSE) és un dels pilars de les polítiques de cohesió de la UE, dirigit a millorar les oportunitats d’ocupació, fomentar la inclusió social i reduir les desigualtats. Aquest fons finança projectes que aborden reptes socials, com la desocupació de llarga durada, la falta de formació professional i la inclusió de grups en risc d’exclusió social.

• Objectius principals:

  • Fomentar l’ocupació i millorar les competències de les persones, amb especial atenció als grups vulnerables com joves, dones, immigrants i persones amb discapacitats.

  • Reforçar la cohesió social i econòmica mitjançant programes que promoguen la inclusió, la formació i la millora de les condicions laborals.

  • Desenvolupar sistemes de formació i qualificació professional que s’ajusten a les necessitats del mercat laboral europeu.

• Qui pot participar?
  El FSE està obert a organitzacions no governamentals, institucions de formació, administracions públiques, empreses i altres entitats que treballen en l’àmbit de l’ocupació i la inclusió social.

• Convocatòries habituals:

  • Programes d’ocupació juvenil: Dirigits a reduir la desocupació juvenil mitjançant la formació i la inserció laboral.

  • Projectes d’inclusió social: Programes dissenyats per a millorar la integració social i econòmica de persones en risc d'exclusió.

  • Programes de formació i qualificació: Destinats a augmentar les competències professionals dels treballadors i aturats, facilitant la seua inserció o reinserció en el mercat laboral.

Com identificar la convocatòria adequada

L'elecció de la convocatòria adequada és un pas crucial per garantir l'èxit d'una proposta de projecte europeu. Aquests són alguns passos a seguir per identificar-la:

1. Analitzar els objectius del projecte: Quins són els objectius principals del projecte? Quines necessitats es volen abordar? Això permetrà ajustar el projecte a les prioritats de cada programa de finançament.

2. Consultar els programes de finançament: Accedir a les pàgines web oficials de la UE, com el Portal de Finançament i Licitacions, on es publiquen totes les convocatòries actives. Cal revisar detingudament les guies de cada convocatòria per assegurar-se que el projecte s’ajusta als requisits.

3. Conèixer els criteris d’elegibilitat: Cada programa té criteris d'elegibilitat que determinen si el projecte, l'entitat sol·licitant o els socis poden accedir al finançament. És crucial que el projecte complisca aquests criteris abans de presentar la proposta.

4. Establir aliances estratègiques: Moltes convocatòries europees requereixen la col·laboració amb altres entitats a nivell internacional. Identificar socis amb experiència i competències complementàries pot augmentar significativament les possibilitats d'èxit de la proposta.

Seguint aquests passos i coneixent en profunditat els programes de finançament com Horizon Europe, Erasmus+ o el Fons Social Europeu, qualsevol entitat podrà accedir a les oportunitats que la Unió Europea posa a disposició per a desenvolupar projectes innovadors i de gran impacte social.

Redacció

La redacció d’una proposta és un pas crític. La proposta ha de ser clara, concreta i ajustada als criteris del programa. 

Per a augmentar les possibilitats d’èxit a l’hora de presentar un projecte europeu, és fonamental elaborar una proposta clara, ben estructurada i alineada amb les prioritats del programa de finançament. A continuació, es detallen algunes claus que poden marcar la diferència en la redacció d’una proposta.

1. Definir objectius específics i mesurables

Una proposta de projecte exitosa ha de tenir objectius clarament definits que siguen específics i mesurables. És crucial que els revisors de la proposta entenguen exactament què vol aconseguir el projecte i com es mesurarà l'èxit.

• Objectius específics: Evita generalitzacions. Els objectius han de ser concrets i descriure amb precisió els canvis o resultats que es volen aconseguir. Per exemple, en lloc de dir "millorar les competències digitals", és millor definir l'objectiu com "formar 200 estudiants en competències digitals avançades en 12 mesos".

• Objectius mesurables: A més de ser concrets, els objectius han de ser quantificables. Això significa que es puguen avaluar objectivament a través d’indicadors com el nombre de beneficiaris, el percentatge de millora en habilitats o l'impacte econòmic. L’ús d’indicadors clars facilita el seguiment i l’avaluació del projecte al llarg del seu cicle de vida.

2. Explicar com el projecte contribuirà a resoldre una problemàtica concreta

La proposta ha de mostrar clarament quin problema específic aborda i com el projecte ajudarà a resoldre'l. És important que el problema estiga ben identificat i que estiga relacionat amb les prioritats del programa de finançament.

• Context del problema: El primer pas és descriure el context del problema, explicant per què és important resoldre’l i quines són les seues implicacions socials, econòmiques o ambientals. Això pot incloure la desocupació juvenil, la manca d’habilitats digitals en una regió o la necessitat d’adaptar-se al canvi climàtic.

• Contribució del projecte: A continuació, s'ha d'explicar com el projecte abordarà aquesta problemàtica. És important destacar quines solucions innovadores s'aplicaran i com contribuiran a generar un canvi real. Per exemple, si el problema és la desocupació juvenil, la proposta pot incloure un programa de formació en noves tecnologies que permetrà als joves millorar les seues possibilitats d'ocupació.

3. Justificar la necessitat del projecte amb dades i evidències

Una proposta sòlida ha d’estar fonamentada en dades i evidències concretes que justifiquen la necessitat del projecte. Aquesta justificació és crucial per a convéncer els revisors que el projecte respon a una demanda real i que està ben alineat amb la situació actual.

• Recopilació de dades: Utilitza dades estadístiques recents, informes d’organitzacions internacionals, estudis sectorials o enquestes per demostrar la magnitud del problema que el projecte vol abordar. Per exemple, pots utilitzar dades d’Eurostat, de la Unió Europea o d'informes d’entitats locals.

• Evidències qualitatives: A més de les dades quantitatives, també és útil aportar evidències qualitatives, com ara testimonis de grups afectats, casos d’èxit o informes d’organitzacions que treballen en el mateix àmbit.

• Recerques prèvies: Si existeixen estudis o projectes anteriors que mostren la viabilitat de la solució proposada, inclou-los. Això reforçarà la credibilitat del projecte i demostrarà que està basat en enfocaments provats o amb èxit.

4. Detallar el calendari d’activitats i els recursos necessaris

Una proposta ben estructurada inclou un calendari detallat que descriga cada activitat del projecte, així com els recursos humans, materials i financers necessaris per a la seua execució.

• Cronograma clar: Divideix el projecte en fases clares i seqüencials, detallant les activitats que es duran a terme en cada fase. Per exemple, pots descriure fases com planificació inicial, formació, implementació, seguiment i tancament. És útil utilitzar eines com cronogrames o diagrames de Gantt per a mostrar les activitats i els seus terminis.

• Assignació de recursos: Cada activitat ha de tindre assignats els recursos necessaris per a dur-la a terme, incloent personal, materials, infraestructures, i fons econòmics. És important explicar qui s’encarregarà de cada activitat i assegurar-se que els recursos són adequats per a aconseguir els objectius del projecte.

• Distribució del pressupost: El pressupost ha de reflectir de manera clara la distribució dels recursos per a cada activitat i justificar-ne els costos. Això inclou despeses com salaris, materials, viatges o serveis externs. Els costos han de ser realistes i ajustats a les activitats previstes.

5. Alineació amb les prioritats de la UE i els objectius de desenvolupament sostenible (ODS)

Finalment, és essencial que el projecte estiga alineat amb les prioritats de la Unió Europea i que contribuïsca als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS) establerts per les Nacions Unides. Això augmentarà les probabilitats d’èxit, ja que molts programes de finançament europeu estan dissenyats per a donar suport a projectes que contribueixen a aquestes agendes globals.

• Prioritats de la Unió Europea: La UE té un conjunt de prioritats per a cada període de finançament, que poden incloure la transició ecològica, la digitalització, la inclusió social o la cohesió territorial. Assegura’t que el projecte s’alinee amb alguna d’aquestes prioritats i explica com contribueix a aconseguir-les.

• Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS): La Unió Europea també té com a prioritat contribuir als ODS de les Nacions Unides. Per exemple, si el projecte està relacionat amb la inclusió social, es pot alinear amb l’ODS 10, que tracta sobre la reducció de les desigualtats. És important mostrar com el projecte ajudarà a avançar en un o més d’aquests objectius.

• Sinergies amb altres projectes: Si el projecte pot generar sinergies amb altres iniciatives europees o globals que treballen en la mateixa línia, cal destacar-ho. Això pot ser un punt addicional que augmenta la rellevància i el potencial d’impacte del projecte.

Una proposta de projecte ben redactada és clau per a accedir a finançament europeu. Definir objectius clars i mesurables, explicar com el projecte resoldrà un problema concret, justificar la seua necessitat amb dades i evidències, presentar un calendari detallat amb els recursos necessaris i alinear el projecte amb les prioritats de la Unió Europea i els ODS augmenta les possibilitats d’èxit. Amb una estratègia ben planificada i una proposta sòlida, qualsevol entitat pot aconseguir desenvolupar projectes d’alt impacte finançats per la UE.

Gestió del pressupost

La gestió financera acurada és un element fonamental per garantir l'èxit d'un projecte finançat per la Unió Europea. A continuació, es detallen els aspectes clau per assegurar una bona administració dels recursos financers, complir amb les normatives de la UE i garantir la sostenibilitat del projecte.

1. Distribució del pressupost

Un dels primers passos en la gestió financera d’un projecte europeu és la correcta assignació de fons a les diferents activitats i recursos necessaris per a la seua implementació. El pressupost ha de reflectir les necessitats reals del projecte i estar estructurat de manera clara.

• Categories pressupostàries: El pressupost es divideix en diferents categories que cobreixen les despeses associades al personal, materials, viatges, serveis externs, infraestructures, i altres recursos necessaris per a la realització del projecte. Cal assegurar-se que cada categoria tinga els fons adequats per a complir amb les activitats planificades.

• Proporcionalitat de les despeses: És important mantenir una proporció raonable entre les diferents categories. Per exemple, les despeses de personal haurien de reflectir l’esforç necessari per implementar les activitats, mentre que les despeses en materials o viatges han d’estar ajustades a les necessitats reals del projecte.

• Flexibilitat dins del pressupost: Molts programes de finançament de la UE permeten una certa flexibilitat en la distribució de fons entre categories, però és crucial seguir les regles establertes per a realitzar canvis. En cas de voler modificar substancialment la distribució del pressupost, és recomanable sol·licitar autorització prèvia a l'autoritat finançadora.

2. Seguiment de despeses

Un aspecte fonamental de la gestió financera és el control estricte de les despeses al llarg de l’execució del projecte. Això implica portar un registre detallat de totes les transaccions i assegurar-se que les despeses compleixen amb les normatives de la Unió Europea.

• Control financer intern: És necessari establir un sistema de control financer dins de l’organització per a garantir que cada despesa estiga autoritzada, siga necessària i s’haja realitzat conforme al pressupost aprovat.

• Despeses elegibles: Només les despeses que compleixen amb els criteris d'elegibilitat establerts per la UE poden ser finançades. És important que aquestes despeses estiguen ben documentades i siguen necessàries per a l'execució del projecte. Els criteris d'elegibilitat poden variar segons el programa de finançament, però generalment inclouen despeses com salaris, materials, subcontractacions i viatges.

• Prevenció de desviacions pressupostàries: Durant l’execució del projecte, pot haver-hi gastos imprevists o desviacions respecte al pressupost inicial. És important monitoritzar aquestes desviacions regularment i prendre mesures correctores, com la reassignació de fons dins del pressupost, sempre d'acord amb les normes del programa.

3. Justificació financera

Una vegada finalitzat el projecte o en determinades fases d’execució, és necessari preparar documents de justificació financera per a presentar-los davant les autoritats de finançament. Aquests documents han de demostrar que les despeses realitzades estan alineades amb el pressupost aprovat i compleixen amb les normatives de la UE.

• Recopilació de documentació: Cada despesa ha d'estar justificada amb la documentació corresponent, com factures, rebuts, contractes, i justificants de pagament. Aquests documents han de complir amb els requisits legals i estar disponibles per a possibles auditories.

• Elaboració d’informes financers: Les autoritats de finançament europees solen exigir informes financers periòdics o finals, que detallen les despeses realitzades i les activitats desenvolupades. Aquests informes han d’incloure un resum de les despeses per categories, comparant-les amb el pressupost inicial, i justificar qualsevol desviació.

• Auditories: Els projectes finançats per la Unió Europea poden estar subjectes a auditories externes per verificar que les despeses han sigut realitzades correctament i que els fons han sigut utilitzats d’acord amb els objectius del projecte. És important estar preparat per a aquestes auditories mantenint un registre detallat i ben organitzat de tota la documentació financera.

La gestió financera d’un projecte europeu requereix un control rigorós de la distribució del pressupost, el seguiment de les despeses i la justificació financera davant les autoritats de finançament. Una gestió adequada no només garanteix la correcta execució del projecte, sinó que també assegura la seua sostenibilitat financera i el compliment de les normatives de la UE. Amb un bon sistema de gestió financera, les organitzacions poden evitar problemes de finançament i garantir que els seus projectes es completen amb èxit.

Seguiment i avaluació de les activitats

El seguiment i l'avaluació són components essencials en la gestió de qualsevol projecte europeu, ja que permeten garantir que el projecte avança segons els objectius fixats i compleix amb els terminis establerts. A més, aquestes pràctiques asseguren que s’identifiquen i es corregeixen desviacions a temps, mantenint l’eficàcia del projecte. A continuació, es detallen els aspectes clau del seguiment i l’avaluació en un projecte finançat per la Unió Europea.

1. Seguiment de l'execució

El seguiment de l'execució és un procés continu que implica la revisió periòdica de les activitats del projecte per a garantir que es duen a terme d'acord amb el pla previst i els objectius establerts.

• Revisions periòdiques: Durant la fase d'implementació del projecte, és fonamental realitzar revisions regulars que permeten verificar si s’estan complint els terminis i els resultats esperats. Aquest seguiment inclou reunions periòdiques amb l’equip de projecte i els socis, la revisió del calendari d’activitats i l’actualització de la documentació corresponent.

• Control de terminis: El seguiment ajuda a garantir que cada fase del projecte es realitze dins dels terminis establerts. En cas de detectar retards o desviacions en les activitats previstes, cal prendre mesures correctores, com ajustar els recursos o reassignar tasques per a garantir que el projecte torne al seu curs.

• Monitoratge de resultats: És important comparar els resultats obtinguts fins al moment amb els objectius inicials. Això implica mesurar el grau d'assoliment de cada resultat planificat per a assegurar que el projecte avança de manera efectiva. Si es detecten diferències significatives, es pot requerir una reorientació de les activitats o un ajustament dels objectius.

2. Avaluació d’impacte

L’avaluació d’impacte és una fase crítica per a analitzar l’efectivitat del projecte i mesurar els seus resultats en funció dels objectius plantejats inicialment. Aquesta anàlisi és necessària tant durant el desenvolupament del projecte com una vegada finalitzat.

• Avaluació intermèdia: En molts projectes europeus, es realitzen avaluacions intermèdies que permeten identificar els avanços en relació amb els objectius i valorar si els resultats esperats s’estan aconseguint. Això permet introduir ajustos o millores en l'execució si és necessari.

• Mesura de l’impacte: Una de les parts més importants de l’avaluació és mesurar l’impacte real del projecte en relació amb els seus objectius. Per exemple, si el projecte tenia com a objectiu la formació de 200 joves en competències digitals, caldrà analitzar si efectivament s’ha aconseguit aquesta meta i si els joves han millorat les seues habilitats professionals com a resultat de la formació.

• Avaluació final: Al final del projecte, es fa una avaluació completa que inclou l'anàlisi de l'impacte global del projecte. Això inclou la comparació dels resultats obtinguts amb els objectius fixats, així com l'anàlisi de factors com la sostenibilitat a llarg termini i la transferibilitat dels resultats a altres àmbits o territoris.

3. Elaboració d’informes

Els informes periòdics i finals són una part clau del procés de seguiment i avaluació. Aquests documents han de proporcionar una visió clara dels progressos realitzats, els resultats obtinguts i qualsevol desviació respecte al pla inicial.

• Informes periòdics: Molts programes de finançament europeu requereixen la presentació d’informes regulars, que poden ser trimestrals, semestrals o anuals, segons el programa. Aquests informes han d'incloure informació detallada sobre les activitats realitzades, els resultats obtinguts i els gastos realitzats durant el període cobert per l'informe.

• Informes financers: Els informes han d’incloure també un apartat de seguiment financer que mostre com s’han gastat els fons, si s’han mantingut dins de les previsions pressupostàries i si hi ha hagut desviacions significatives. La correcta gestió dels fons i la justificació de cada gasto és fonamental per a complir amb les normatives de la UE.

• Informes finals: Una vegada finalitzat el projecte, s’elabora un informe final que resumeix els resultats globals del projecte, l'impacte generat i el grau d’assoliment dels objectius. Aquest informe és clau per a tancar oficialment el projecte davant l’autoritat de finançament i per a preparar-se per a possibles auditories o revisions posteriors.

El seguiment i l'avaluació no només ajuden a garantir que el projecte avança segons el pla, sinó que també aporten valor en termes de millora contínua. Aquestes pràctiques permeten detectar problemes o desviacions a temps, ajustant els processos i les activitats per a maximitzar l'eficàcia del projecte. A més, una bona avaluació garanteix que els resultats del projecte siguen tangibles, mesurables i sostinguts en el temps, complint així amb les expectatives del finançament europeu.

Normatives i requisits específics dels programes de finançament europeus

Cada programa de finançament europeu té les seues normatives específiques que cal conéixer i complir. Això inclou:

• Criteris d'elegibilitat: Saber si el teu projecte i els socis compleixen amb els requisits establerts.

• Requisits financers i d'auditoria: És important conéixer les normatives relatives a les despeses que poden ser finançades i les auditories posteriors.

• Obligacions de difusió i impacte: Alguns programes requereixen plans de comunicació per donar visibilitat als resultats del projecte i assegurar el seu impacte més enllà de l’execució.

Consells pràctics per a la gestió de Projectes Europeus

Els projectes europeus són una oportunitat per obtenir finançament i col·laborar amb altres entitats europees, però requereixen una planificació meticulosa i una estratègia ben definida. Aquesta guia et proporcionarà consells pràctics i detallats en cada fase del procés per ajudar-te a assolir l’èxit.

1. Autodiagnosi: Estàs Preparat?

Abans d’iniciar qualsevol projecte europeu, és fonamental analitzar els recursos, capacitats i motivació de l'equip:

• Experiència i Competències: Avaluar si el teu personal compta amb l'experiència i formació adequades és crucial. Alguns aspectes importants:

  • Experiència en Comptabilitat: El seguiment financer és rigorós en els projectes europeus, així que el personal hauria de tenir coneixements sòlids en comptabilitat.

  • Competència Lingüística: La majoria de convocatòries es realitzen en anglès. És essencial comptar amb persones que puguen llegir, comprendre i comunicar-se eficaçment en aquest idioma.

  • Motivació i Capacitat de Gestió de Projectes: Assegura't que l'equip està realment compromès, ja que el procés pot ser intens i exigent.

• Avantatges Competitius: Quins són els punts forts de la teua organització? En quines àrees, sectors, països o poblacions tens més coneixement o connexions?

• Objectius i Capacitats: Sigues realista sobre què vols i pots assolir. No tots els projectes són ideals per a totes les organitzacions.

2. Preparar el Terreny: Recerques i Connexions

• Identificació de Convocatòries: Cerca convocatòries que s'ajusten als teus interessos i capacitats. És recomanable començar amb projectes més senzills o menys competitius si és la primera vegada, per així familiaritzar-te amb el procés.

  • Anàlisi de Convocatòries Anteriors: Investiga projectes ja finançats, les seues temàtiques i els socis implicats. Aquesta anàlisi et donarà una idea clara dels requisits i de les possibilitats d'èxit.

  • Seguir les Actualitzacions de les Convocatòries: Subscripcions a newsletters i xarxes socials dels organismes convocants (com la Comissió Europea) et mantindran informat de les noves convocatòries i canvis normatius.

• Participació en Esdeveniments d’Informació (‘Infodays’): Els esdeveniments d'informació organitzats per les institucions europees ofereixen una visió detallada de les noves convocatòries i les prioritats polítiques. Aquests actes també són una oportunitat per fer contactes.

3. Construcció de la Xarxa de Socis/Consorcis: Trobar els Aliats Adequats

• Relacions Públiques Actives: La col·laboració amb altres entitats és la clau dels projectes europeus. Desenvolupa una política activa de relacions públiques participant en trobades professionals i utilitzant xarxes com LinkedIn per connectar amb potencials socis.

• Anàlisi d'Adjudicacions: Segueix els anomenats “Champions” o aquelles organitzacions amb un historial de projectes finançats. Aquests contactes poden ser futurs socis valuosos.

• Equilibri del Consorci: La diversitat és fonamental per a un consorci fort. Aconsegueix representació de diferents països, inclou organitzacions de diverses dimensions i, si és possible, incorpora un soci anglòfon per revisar el document final.

• Assignació de Responsabilitats: Quan el projecte estiga en marxa, distribueix les tasques de manera equitativa i en funció de les especialitzacions dels socis. Un pla de treball detallat amb dates límit és essencial.

4. Formulació del Projecte: Redacta una Proposta Guanyadora

• Documentació de la Convocatòria: Llig tota la documentació relacionada amb la convocatòria (bases, guies, formularis). Una bona comprensió dels requisits ajuda a maximitzar els punts en cada apartat de valoració.

• Justificació del Projecte: Fonamenta el projecte amb cites de fonts de prestigi i documents d'organismes internacionals. Mostra que el projecte està basat en una necessitat real i que els socis tenen experiència prèvia en iniciatives similars.

• Nom o Acrònim del Projecte: Tria un nom o acrònim memorable que ajude a identificar el projecte. Això no només fa que siga més fàcil de recordar, sinó que també transmet la idea del projecte d'una manera clara i atractiva.

• Adaptació Lingüística: Normalment, les convocatòries europees es presenten en anglès. Utilitzar l'idioma original evita errors de traducció i fa que la proposta siga més clara per als avaluadors.

• Atractiu Visual: Una proposta ben presentada és més fàcil d’entendre. Afegeix gràfics, taules i negretes per ressaltar els punts clau i ajuda a mantenir l’interès de qui la llegisca.

• Revisió Externa: Dona a llegir la proposta a algú que no estiga directament involucrat en el projecte per veure si comprén els teus objectius. Això t'ajudarà a identificar àrees de millora.

5. Presentació de la Proposta: Ultima Detalls

• Planificació del Calendari: Marca una línia temporal que incloga totes les etapes des de la redacció inicial fins a la presentació. És recomanable finalitzar la proposta almenys una setmana abans del termini per revisar i obtenir signatures o altres avals necessaris.

• Evita Últims Dies: Els servidors poden col·lapsar-se quan hi ha molta demanda l'últim dia, cosa que posa en risc la presentació. No deixes per a l'últim moment el que pots completar abans.